中二英文｜正式電郵與書信寫作（導師用）｜五步結構、語氣四禁、評分三欄

2026-11-15

學生寫電郵最常寫成 WhatsApp：Hi sir、唔該快啲。這一堂要他把五步結構背到自動，並在 120 字內講清三個要點。

本堂目標　學生能夠：① 寫出完整五步結構（稱謂、開場目的句、正文要點、結尾行動句、署名），並講出每一步缺了會失哪一分；② 在 120 字內把三個要點分成三段，每段第一句就是該段主旨；③ 改掉四類非正式寫法（縮寫 I’m、感嘆號、口語 gonna、混合稱謂 Dear Sir + Hi），並講出為什麼正式電郵要寫全式。

01　先備知識（開課前 3 分鐘快檢）

以下任何一項未過關，本堂就會卡住，先補該項：

技能	快檢題	過關標準
基本句式	寫一句 “I am writing to …” 講明目的	寫不出目的句，整封電郵就冇方向
連接詞	用 firstly、in addition、finally 串三個要點	串不起來就會三段各自為政
標點與大小寫	Dear Sir or Madam 之後用逗號還是冒號？	稱謂後用逗號，下一行才開始正文

02　課堂流程（45 分鐘）

時間	環節	導師做什麼	學生做什麼
0–5 分	寫前診斷	要學生用 3 分鐘寫一封信通知老師改期，不收，只寫	照自己習慣寫，寫得幾短都得
5–13 分	五步結構	黑板寫五步，逐格填一句範例，指出缺一步失哪一分	把五步抄入簿，每步寫一句
13–22 分	開場目的句與結尾行動句	示範兩句對調：目的句放前面、行動句放最後，問分別	改寫自己開頭與結尾各一句
22–30 分	三個要點分段	示範把一段長文拆三段，每段第一句做主旨句	把自己內容拆三段，圈出三段主旨句
30–40 分	語氣四禁	逐項示範錯與對：I’m 變 I am、! 變 .、gonna 變 going to、Dear Sir 不配 Hi	四項逐項改自己那封信
40–45 分	離場檢查	收三條答案，即場對評分三欄	交三條答案

03　講解腳本（照著說就可以）

第一幕：第一幕：正式電郵有五格，少一格扣一格

「正式電郵五格：一，稱謂 Dear Sir or Madam 或者 Dear Mr Chan；二，開場一句講明寫信目的，I am writing to inform you that；三，正文要點，一段一個；四，結尾一句講清楚你要對方做什麼，I would be grateful if you could；五，署名 Yours faithfully 加全名。五格好似表格，唔係作文。你漏署名，格式分直接冇。」

複述一次：正式電郵五格，少一格扣一格。

第二幕：第二幕：三個要點，一段一個，第一句就是主旨

「你要講改期、講原因、講新日期，就係三段。每段第一句要自己講清楚講咩：Firstly, I would like to change the date of the workshop. 之後才寫細節。學生最鍾意一大段全部塞埋，閱卷員要自己拆，拆唔到就當你漏要點。」

複述一次：三個要點三段，每段第一句自己講清楚。

第三幕：第三幕：正式語氣靠四樣，唔係靠難字

「正式唔等於深字。第一，唔用縮寫：I am 唔寫 I’m，do not 唔寫 don’t。第二，唔用感嘆號，感嘆號屬私人語氣。第三，唔用口語：gonna 寫 going to，a lot of 寫 many。第四，稱謂唔可以混：寫了 Dear Sir or Madam，結尾一定 Yours faithfully；寫了 Dear Mr Chan，結尾 Yours sincerely。你用難字但寫 I’m，仍然係非正式。」

複述一次：Sir or Madam 配 faithfully，識名配 sincerely。

04　必教題型與步驟

題型	例子	步驟	答案
通知改期信	寫一封 120 字電郵通知老師下週課堂改期	① 稱謂 ② 目的句 ③ 要點一原因 ④ 要點二新日期 ⑤ 行動句 ⑥ 署名	Dear Mr Chan, / I am writing to inform you that … / Yours sincerely, Chris Wong
投訴信	投訴網上訂購的書本損壞	① 稱謂 ② 目的句講投訴 ③ 描述問題加日期訂單號 ④ 要求換貨 ⑤ 署名	I am writing to complain about … / I would be grateful if you could replace it.
申請信	申請暑期義工計劃	① 稱謂 ② 目的句講申請 ③ 兩個理由各一段 ④ 表示可面談 ⑤ 署名	I am writing to apply for … / I am available for an interview at your convenience.
語氣改寫題	改寫：Hi sir, I wanna change the date, pls reply ASAP!!	① 換正式稱謂 ② wanna 變 would like to ③ 刪感嘆號 ④ 行動句改禮貌式	Dear Sir or Madam, I would like to change the date. I look forward to your reply.

合理性檢查（一定要教）：合理性檢查：全文一定要在 120 字以內，超過就刪形容詞不刪要點；三個要點一定要三段，若合併成一段即失要點分；稱謂與署名要配對（Sir or Madam 配 faithfully、Mr Chan 配 sincerely），錯配即格式錯；正式電郵不出現縮寫、感嘆號、表情符號、口語；目的句一定在第一段，行動句一定在最後一段，次序倒轉就會令收信人唔知你想點。

05　獨立練習三題

題目	答案	想觀察什麼
Write the opening sentence of an email telling the school you will be absent on Monday.	I am writing to inform you that I will be absent from school on Monday.	有冇一句講明目的；有冇用 I am 而唔用 I’m
Turn “I wanna join the trip, pls reply fast!!” into formal English.	I would like to join the trip. I look forward to your early reply.	有冇清走 wanna、pls、感嘆號三樣
Which closing matches “Dear Sir or Madam”?	Yours faithfully	有冇記住稱謂與署名配對規則

06　學生常見錯誤與糾正句

錯誤	學生通常這樣寫	導師這樣說
稱謂與署名錯配	「Dear Sir or Madam … Yours sincerely, Chris Wong」	「Sir or Madam 唔知你叫咩名，所以用 faithfully；知道姓氏才用 sincerely。你寫 sincerely，等於話你識佢，但開頭又話唔知佢係邊個。」
三個要點塞一段	「I want to change the date because I am sick and the new date is 5 May and please tell me.」	「三個要點要三段，每段第一句自己講清楚。你塞埋一齊，閱卷員要幫你拆，拆唔到就當你漏。」
用縮寫與感嘆號	「I’m sorry about that! Could you help me?」	「正式電郵寫 I am，唔寫 I’m；句尾用句號，唔用感嘆號。感嘆號係私人語氣，寫落投訴信會似發脾氣。」
目的句寫到最後	「…so I hope you can change the date for me. I am writing to you about the workshop.」	「目的句要第一段，唔係最後。收信人一開頭就要知你想點，否則要讀到尾才明白。」

07　家課建議（直接指到練習卷題號）

英文科目索引：本章，用五步結構寫一封 120 字改期電郵　正式電郵章節練習第 1、3 題
英文科目索引：本章，把三句口語改寫成正式語氣並講出改了幾樣　正式電郵章節練習第 2 題

08　離場檢查（最後 5 分鐘）

題目	答案	判定
“Dear Sir or Madam” 應該配哪一句署名？	Yours faithfully	答 sincerely＝配對規則未過關，下堂重教第一、三幕
一封 120 字正式電郵最少要有幾段？	四段（目的、兩個要點、行動加署名可合併亦可分開）	答一段＝分段概念未過關，重教第二幕
寫出「通知」的正式目的句。	I am writing to inform you that …	寫不出＝目的句句式未記，重教第一幕

09　導師常問

這一章適合哪個年級？

中二為主，中一若已學過連接詞可直接用；中三操卷前用這一章補格式最省時間，因為格式分是穩定得分位。

45 分鐘夠不夠寫完整封電郵？

夠，本堂只要求寫到五步結構加三個要點句，全文留作家課；限時全文寫作另開一節 20 分鐘。

有無配套練習？

有，家課連到本站英文科目索引的本章練習，題號對應今天教的五步結構與語氣四禁，做完可以對答案。

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